Von Dennis Jung | 17. Mai 2016
Heute geht es um das Thema Burndown Chart. Ich werde Ihnen an einem konkreten Beispiel zeigen, was ein Burndown Chart ist und wo die Fallstricke bei der Erstellung liegen. Dazu starten wir mit einem Negativbeispiel und widmen uns dann der Erstellung eines gut formatierten Diagramms. Die Aufgabe eines Burndown Charts ist darzustellen, wie die Abarbeitung von Punkten voranschreitet und ob zu einem Meilenstein ein zuvor definierter Stand erreicht werden kann. Es wird häufig im Bereich der Software-Projektleitung eingesetzt, um dem Management den Verlauf der Abarbeitung im Hinblick auf einen Zieltermin transparent darzustellen. Das ermöglicht dem Projektleiter und dem Management auf etwaige Abweichungen angemessen zu reagieren und die Wirkung des Eingriffs zu überwachen.
Ich gehe in diesem Beispiel davon aus, dass Sie als Projektleiter für das Projekt A eine Softwareauslieferung geplant haben. Der Freeze für die Software ist auf den 31.07.2016 datiert. Die Arbeitspakete für die Auslieferung sind alle verstanden und der Aufwand abgeschätzt. Das Management erwartet von Ihnen eine wöchentliche Rückmeldung, ob die geplanten Arbeitspakete zum Auslieferungstermin fertiggestellt werden können.
Wie man es nicht machen sollte
Sehen Sie sich das folgende Diagramm sorgfältig an und stellen Sie sich vor, dass Sie mir anhand des Diagramms erklären müssten, wie es um Ihr Projekt im Bezug auf die nächste Auslieferung steht. Wären Sie dazu in der Lage? Falls nein, warum nicht?
Werfen wir nun gemeinsam einen Blick auf das Diagramm. Was ist an diesem Diagramm ungünstig? Warum können wir anhand des Diagramms keine konkrete Aussage treffen?
Achsenbeschriftung. Das Diagramm stellt uns einen Verlauf in Form eines Liniendiagramms dar. Auf Grund der fehlenden Einheit für die Y-Achse wissen wir nicht, ob es sich um einen Restaufwand in Stunden oder die Anzahl der Arbeitspakete handelt. Da in der Regel hinter Arbeitspaketen unterschiedliche Aufwände stecken, droht hier eine Missinterpretation durch den Betrachter.
Achsenskalierung. Die Y-Achse startet bei einem Minimalwert von 600 (= Offset). Deshalb suggeriert das Diagramm, dass die ausstehende Arbeit bereits zum 16.05.2016 nahezu abgeschlossen ist. Auf der X-Achse sehen wir keinen Zeithorizont bis zum Auslieferungstermin, weshalb sich das Verhältnis zwischen Restzeit und Aufwand nicht erschließen lässt.
Interpretation. Dem Betrachter wird keine Hilfestellung zur Interpretation des Diagramms angeboten. Man kann zwar viele Informationen auf der Tonspur übermitteln, aber denken Sie immer daran, dass der Betrachter Ihr Diagramm auch später noch korrekt interpretieren können soll, wenn Sie nicht für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Das Positivbeispiel
Nachdem Sie jetzt wissen, worauf Sie bei einem Burndown Chart achten müssen, stelle ich Ihnen jetzt ein Positivbeispiel vor. Versuchen Sie auch jetzt wieder anhand des Diagramms eine Aussage über den Status zu treffen. Merken Sie, wie klar ersichtlich und transparent die Informationen dargestellt sind?
Der Zeitraum auf der X-Achse umfasst den Zeitbereich vom Anfang der Abarbeitung bis zum Zieltermin im Wochenrhythmus - Ihrem angefragten Berichtsrhythmus. Die Y-Achse wurde mit einer Beschriftung versehen, die eindeutig beschreibt, dass der Restaufwand in Stunden dargestellt ist.
Was ist die Kerninformation, die mit diesem Diagramm dargestellt werden soll? Richtig, es geht darum, ob die Auslieferung fristgerecht bedient werden kann. Damit Sie hierzu eine Aussage treffen können, wurden eine lineare Trendlinie (blau gepunktet) und der Zieltermin (rote Linie) in das Diagramm eingefügt. Dem Betrachter ist sofort ersichtlich, dass zum Zieltermin noch 190h Restaufwand ausstehen, wenn der durchschnittliche Abbau der offenen Themen nicht gesteigert wird. Um diese Interpretation der Daten hervorzuheben, wurde die kritische Stelle im Diagramm markiert und mit einem Kommentar versehen.
Häufig wird auch statt einer linearen Trendlinie eine Hüllkurve mit einem prognostizierten Abbau in das Diagramm eingefügt. Damit können Sie eine Vorausplanung der Abarbeitung darstellen. Das nachfolgende Diagramm zeigt ein Beispiel mit unterschiedlichen Abbauraten je Woche (bspw. bedingt durch Urlaubsphasen). Solange die Real-Kurve unterhalb der Prognose-Kurve verläuft, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Sobald aber die Real-Kurve die Prognose-Kurve durchstößt, müssen Sie handeln.
Ein paar Worte zum Abschluss
Sie wissen jetzt, wie ein gutes Burndown Chart aussehen kann und welche Fallstricke es bei der Erstellung zu umgehen gilt. Trotzdem sehe ich manchmal Diagramme, in denen die eingangs beschriebenen Verfälschungen bewusst eingesetzt wurden, um einen schlechten Status zu verschleiern oder sogar ins positive zu verdrehen. Ich kann davon nur abraten. Wer sich regelmäßig mit Diagrammen beschäftigt, wird die Manipulation schnell aufdecken. Ich persönlich habe gute Erfahrung mit einem ehrlichen und offenen Umgang gemacht. Mit einer Verschleierung der Daten schaden Sie sich letztlich nur selbst.
Wenn Sie Interesse an einer Vorlage für ein Burndown Chart haben, dann schreiben Sie mir bitte einen kurzen Kommentar unter den Artikel. Ich werde dann eine Vorlage erstellen und zum kostenlosen Download anbieten.